دسته و برچسب در یکان چه تفاوتی دارند؟ راهنمای ساخت گزارشهای مالی دقیقتر
بعد از مدتی استفاده از یک اپ مدیریت مالی، معمولاً یک سؤال مهم پیش میآید:
«واقعاً پول من بیشتر کجا خرج میشود؟»
اما گاهی وقتی گزارش هزینهها را باز میکنید، به جای یک تصویر واضح، با یک بخش بزرگ به نام «متفرقه» یا «سایر» روبهرو میشوید.
وقتی بخش زیادی از هزینهها در یک دسته عمومی جمع شوند، دیگر گزارشها نمیتوانند به شما نشان دهند کدام بخش از زندگی مالیتان بیشترین سهم را دارد.
برای داشتن گزارشهای بهتر در یکان، باید بدانیم هر ابزار چه کاربردی دارد.
دسته و برچسب چه تفاوتی دارند؟
در یکان، دو روش برای مرتب کردن تراکنشها وجود دارد: دسته و برچسب.
هرکدام برای یک هدف متفاوت ساخته شدهاند.
دسته؛ این هزینه مربوط به چه چیزی است؟
دسته به این سؤال پاسخ میدهد:
«این تراکنش از چه نوعی است؟»
مثلاً:
- خوراک و رستوران
- حملونقل
- قبض و خدمات
- خرید
- سرگرمی
- درمان
هر تراکنش در یکان یک دسته اصلی دارد و همین دستهها هستند که گزارشهای ماهانه شما را شکل میدهند.
مثلاً اگر بخواهید بدانید:
«این ماه چقدر برای خوراک هزینه کردهام؟»
پاسخ را از دستهها دریافت میکنید.
برچسب؛ این هزینه مربوط به چه موضوعی است؟
برچسب سؤال دیگری را پاسخ میدهد:
«این هزینه مربوط به کدام اتفاق، هدف یا پروژه است؟»
برای مثال:
- سفر کیش
- تعمیر خودرو
- خرید خانه
- جشن تولد
- پروژه کاری
یک هزینه ممکن است فقط یک دسته داشته باشد، اما چند برچسب مختلف داشته باشد.
مثلاً هزینه خرید بلیت هواپیما:
دسته:
حملونقل
برچسب:
سفر کیش
حالا هم گزارش ماهانه حملونقل شما درست میماند، هم بعداً میتوانید ببینید کل هزینه سفر کیش چقدر شده است.
چرا استفاده زیاد از «متفرقه» باعث میشود گزارشها کمفایده شوند؟
دسته «متفرقه» برای زمانی مناسب است که واقعاً ندانید یک هزینه در کدام بخش قرار میگیرد.
اما اگر بیشتر هزینهها را در این بخش قرار دهید، اطلاعات ارزشمند از بین میرود.
مثلاً اگر این هزینهها همه زیر «متفرقه» ثبت شوند:
- خرید کتاب
- اشتراک یک سرویس آنلاین
- کافه
- تفریح آخر هفته
در پایان ماه فقط میبینید:
«متفرقه: ۵ میلیون تومان»
اما نمیدانید این مبلغ دقیقاً برای چه چیزی خرج شده است.
دستههای سفارشی؛ وقتی دستههای پیشفرض کافی نیستند
دستههای آماده در یکان برای شروع طراحی شدهاند، اما قرار نیست برای همه افراد دقیقاً یکسان باشند.
هر کسی سبک زندگی متفاوتی دارد.
مثلاً ممکن است برای شما دسته «سرگرمی» شامل موارد مختلفی باشد:
- سینما
- بازی
- اشتراک فیلم
- کافه
در این حالت میتوانید دستههای جزئیتر یا زیردستههای مناسب خودتان بسازید تا گزارشها دقیقتر شوند.
یک مثال واقعی: مدیریت هزینه یک سفر
فرض کنید برای یک سفر برنامهریزی کردهاید.
هزینههای شما ممکن است شامل این موارد باشد:
بلیط هواپیما:
- دسته: حملونقل
رزرو هتل:
- دسته: اقامت
رستوران:
- دسته: خوراک
اگر فقط از دستهها استفاده کنید، هزینهها در گزارشهای مختلف پخش میشوند.
اما اگر یک برچسب مثل:
#سفر-کیش
به این تراکنشها اضافه کنید، در پایان سفر میتوانید با یک نگاه ببینید کل هزینه این سفر چقدر شده است.
بدون اینکه گزارش اصلی هزینههای شما خراب شود.
یک روش ساده برای شروع
برای اینکه گزارشهای مالی بهتری داشته باشید:
- هر ماه گزارش دستهبندی هزینهها را بررسی کنید.
- اگر بخش «متفرقه» بزرگ شده، بررسی کنید آیا به دسته جدیدی نیاز دارید.
- برای اتفاقهای موقت مثل سفر، تعمیرات یا خریدهای خاص از برچسب استفاده کنید.
- دستهها را ساده و قابل فهم نگه دارید.
- برچسبها را برای موضوعات مختلف آزادانه استفاده کنید.
هدف از دستهبندی هزینهها این نیست که همه چیز را پیچیده کنید؛ هدف این است که وقتی گزارش مالی خود را باز میکنید، واقعاً بدانید پولتان کجا رفته است.
